Reuniones para construir… o para demoler

Todos nos hemos visto en esta situación, saliendo de una reunión presencial o virtual con la sensación de que un simple correo electrónico habría sido suficiente para conseguir lo que se pretendía.  En un mundo profesional, donde cada minuto cuenta y las condiciones cambian rápidamente, ese tipo de reuniones no suponen solamente una pérdida de tiempo. También afectan la moral, agotan al equipo y desvían la energía del trabajo real y productivo.

Los directivos de hoy deben entender que el siglo XXI ya no está para reuniones del siglo pasado.  En una era de metodologías ágiles y proyectos cada vez más complejos, las reuniones deben ser verdaderas herramientas de acción, no un simple y mero trámite.

Deben servir a los equipos para avanzar, para coordinarse, no para controlar. En las organizaciones que utilizan marcos ágiles como SCRUM o Lean Construction, las reuniones se conocen como "ceremonias" y tienen un propósito claro: sincronizar, revisar y avanzar.  Eso es todo.

Una reunión que no cuenta con un enfoque bien definido previo es exactamente igual que un proyecto que no cuenta con un plano: se improvisa, se pierde tiempo y nadie sabe quién está a cargo de qué.

Comparto algunos datos que invitan a la reflexión

• Según un estudio de Atlassian, el trabajador promedio asiste a 62 reuniones al mes, y más de la mitad de ellas se consideran una pérdida de tiempo.
• En empresas con múltiples niveles jerárquicos, se estima que el 35% del tiempo de los mandos intermedios se gasta en reuniones sin decisiones claras.
• Como repito a menudo, el arte de la empresa es la gestión de recursos limitados para atender necesidades ilimitadas, ninguna empresa se puede permitir derrochar un recurso tan valioso como el tiempo y energía de sus integrantes.
• Un estudio de McKinsey reveló que reducir el tiempo de reuniones en un 20% puede aumentar la productividad general hasta en un 25%.
• La reunión es sin duda una de las herramientas de comunicación más cara de una organización. Solamente hay que calcular el coste hora de cada asistente y multiplicar por el tiempo dedicado a la reunión, sumándole costes añadidos de desplazamientos, manutención, etc.

Te aseguro que si haces esto en tu organización te darás cuenta que el dinero que suponen las reuniones es realmente importante como para no tener resultados.

Ahora bien, ¿cómo se reúnen los equipos más eficientes?

Veamos entonces cuáles son las buenas prácticas comunes en los equipos de alto rendimiento:

• Empiezan a la hora y también terminan a tiempo, incluso si falta alguien.
• Tienen un propósito claro: informar, recibir ideas, decidir, coordinar o mejorar. Nunca todo a la vez.
• No se extienden más de lo necesario; está perfectamente comprobado que muchas reuniones pueden resolverse en 10 o 15 minutos.
• Si lo que se debe tratar se puede resolver por otro medio que no sea una reunión síncrona, independientemente de que sea física o presencial, se elige el medio alternativo.
• Cada participante sabe por qué está allí y qué se espera de su participación. Si alguien que ha asistido a una reunión no ha intervenido ni aportado nada, no debería haber estado en ella.
• En muchas empresas hay quien asiste a reuniones porque le parece que si no está, su importancia queda en entredicho.
• Siempre concluyen con una acción clara: algo que alguien debe hacer y una fecha para revisarlo.

Dicho esto, te propongo una idea para probar esta semana:

1. Elige una reunión habitual y reformúlala en tres pasos:
   • Escribe el objetivo en una frase.
   • Establece un tiempo máximo: 15 o 30 minutos.
   • Termina preguntando a cada asistente: ¿Qué harás y cuándo?, ¿necesitas algo o de alguien para hacerlo?
2. Termina pidiendo retroalimentación. Pregunta a tu equipo si esa forma de hacer la reunión resultó más útil. Ajusta según lo que te digan.

Impacto real de las reuniones eficaces tanto en obra como en oficina

• Las decisiones llegan antes al terreno donde se tienen que ejecutar.
• La gente siente que su tiempo se respeta.
• Mejora la planificación porque hay menos confusión.
• Se gana confianza porque se cumple más de lo que se acuerda.

En resumen

En el trabajo de hoy, cada minuto cuenta. Las reuniones pueden ser aliadas si se usan bien, o un obstáculo si se hacen por inercia y sin estrategia.

Este #comuniconsejo es sencillo: no te reúnas simplemente porque siempre se hizo así. Hazlo porque sirve. Si no hay nada que coordinar, mejor que cada uno vuelva a lo suyo. Y si te reúnes, que sea de forma breve, clara y sobre todo, con acciones al final.

Y un tip extra para terminar:

Algunas organizaciones como Amazon, dedican los 10 primeros minutos a que los asistentes se lean la información que se ha preparado previamente y que es necesaria para conseguir los objetivos marcados en ella.

Ya sabemos lo que sucede cuando enviamos esa información por correo previamente y pedimos que se la traigan leída. Con esta acción sencilla, la información está mucho más fresca y el equipo más alineado.

Pruébalo en tu próxima reunión.