Del WhatsApp al proyecto: cómo elegir el canal correcto para cada mensaje

Si hay algo que podemos tener tanto en la industria de la construcción cómo en la de la minería, es que todo ocurre a gran velocidad: el hormigón fragua, los trabajadores requieren información, los proveedores llaman y los clientes presionan. En medio de esa dinámica, la comunicación se dispersa entre llamadas, correos, WhatsApp, reuniones y plataformas digitales. Todo parece urgente, todo parece importante.

Y como reza la frase atribuida a Patrick Lencioni “cuando todo es importante, nada lo es”.

En el artículo de este mes, quiero compartir mi opinión al respecto de muchos de los inconvenientes que surgen en la comunicación diaria, creo que el verdadero problema no son los canales, sino no saber cuál usar en cada momento. De ahí es de donde surgen los malentendidos, los retrasos y, con frecuencia, los conflictos que podrían haberse evitado.

El error más común es que muchas personas confunden inmediatez con eficacia.

Todos conocemos a alguien que envía todo por WhatsApp: desde el chiste de la mañana hasta el plano corregido. Otros que escriben correos interminables que nadie llega a leer. Y también está quien convoca reuniones de dos horas para resolver algo que se podría haber solucionado perfectamente con una simple llamada de cinco minutos.

El resultado de todo esto: ruido, cansancio y decisiones poco claras.

La regla de oro que nunca se debe olvidar: cada canal tiene su propósito y sentido.

Veamos los principales canales que utilizamos en el día a día profesional:

1. WhatsApp o mensajería instantánea

Su función principal sería coordinar lo inmediato: “El camión llega en 15 minutos”.

No es el canal adecuado para decisiones críticas ni para documentos que luego haya que buscar.

2. Correo electrónico

Este canal es ideal para acuerdos formales, presupuestos, documentación y decisiones que deben quedar registradas.

El riesgo: complicarse con correos demasiado largos que acaban escondiendo lo importante, escribir mucho no significa comunicar bien, muchas veces es todo lo contrario.

3. Llamada telefónica

Un canal perfecto para aclarar dudas o matices que el texto puede distorsionar.

Consejo útil: si lo acordado tiene relevancia, es muy bueno confirmarlo después por escrito.

4. Reunión presencial o virtual

La forma más cara de comunicación en la empresa, debe reservarse para lo estratégico: coordinar equipos, revisar avances o tomar decisiones conjuntas.

Recuerda siempre que si no hay interacción ni decisiones, probablemente esa reunión sobra.

5. Plataformas digitales (BIM, Teams, Slack, Trello, etc.)

Funcionan como el “cerebro compartido” del proyecto. Ahí es donde la información tiene trazabilidad y no se pierde entre memes o audios infinitos.

Veamos para afianzar estas ideas algunos ejemplos que cambian por completo el día a día

En lugar de enviar un plano corregido por WhatsApp (“te lo paso rápido para que lo tengas”), súbelo a la plataforma común y avisa al equipo. Así todos trabajarán con la versión correcta.

No convoques una reunión para revisar un atraso de proveedor, envía un correo claro con las opciones y llama solo a quien deba decidir.

En vez de enviar un correo frío a un cliente por un retraso inevitable, llama primero para mostrar cercanía y luego deja constancia escrita.

Para terminar, estos serían los 3 criterios que permiten elegir bien el canal para comunicarse.

Antes de decidir el canal, valora siempre tres aspectos: urgencia, trazabilidad y tono.

Si la urgencia es alta pero no hace falta registro, usa la llamada o el chat.

Si el asunto requiere dejar constancia, opta por el correo o una plataforma.

Si el tono es delicado (un conflicto, una negociación o un retraso), empieza con voz y cercanía antes de dejar cualquier rastro escrito.

Y te dejo con ejercicio para entrenar este mes.

Piensa en la última decisión que se retrasó o provocó dificultades en tu equipo. ¿El problema fue el contenido… o el canal elegido?

Antes de enviar tu próximo mensaje, hazte esta pregunta:

“¿Qué canal respeta más el tiempo y la claridad de todos los implicados?”

En resumen

Todos sabemos que en la empresa, el tiempo es oro y la confianza se construye con una comunicación clara.

Recuerda que elegir el canal correcto no es un detalle menor: es liderazgo, productividad y respeto. Y, sobre todo, es cultura. Te aseguro que cuando un equipo aprende a usar bien sus canales, deja de trabajar en la urgencia y empieza a trabajar con eficiencia.

Este es el #comuniconsejo de este mes: no todo va por WhatsApp, ni todo requiere reunión. Cada mensaje pide su canal, y esa elección define completamente el resultado de tu proyecto.