¿Qué es lo que más cuesta que dominen los profesionales al momento de preparar costos unitarios?
Haciendo referencia a los Costos Unitarios, se hace necesario a mi manera de ver, ubicarlos en los espacios de las Estimaciones de Costos Clase II y I de las mejores prácticas de AACE International.
Más allá de la pregunta inicial, diría que el error mental que todavía cometen algunos profesionales es ver a los Costos Unitarios como una simple planilla que hay que llenar o cumplir con los formalismos de una licitación en términos de aplicar solo operaciones aritméticas y además, conformarse con utilizar un software que haga el trabajo por ellos. ¡Craso error!
Partiendo de lo anterior, lo que más cuesta es entender que cuando se pretenda realizar un trabajo de esta índole, es indispensable tener claridad en que las Estimaciones de Costos son espacios que deben ir en línea a una Visión de Conjunto que garantice que las mismas sean realistas y confiables.
Digo esto, porque en definitiva cuando nos dedicamos a estimar lo que hacemos es determinar aproximadamente el tamaño, alcance, valor, costo y naturaleza del proyecto. Hemos usado el término "aproximadamente", aun así nuestra responsabilidad es que la estimación sea lo más acertada posible.
Siendo visionario el estimador debe trabajar centrando sus análisis en el tipo de contrato, alcance, planificación y programación, control, seguimiento y jamás dejando de lado como es lógico los elementos de riesgo involucrados.
El modelo matemático y los debidos conceptos nos ayuda a relajarnos haciendo relaciones entre productividad y rendimiento, vida útil de un equipo y su correspondiente depreciación, horas - hombre y sus costos asociados, etc., pero la intuición y la experiencia operacional acumulada en años basada en lecciones aprendidas, nos lleva a concluir que no todo está escrito, que no basta con los textos y con los software, hay que multiplicar con la actitud y con el ser . . . El cerebro es nuestro más fiel amigo y como tal necesita que los pongamos a funcionar de forma efectiva.
Siguiendo en esta línea y lejos de apuntar críticas negativas, me atrevo a afirmar que otra anomalía que sigo observando es ignorar lo que es el manejo de conceptos estratégicos y sus relaciones entre sí, ejemplo de ello es Rendimiento, Productividad y Rentabilidad, una poderosa línea de acción que identifica no solo a los Costos, también a los Contratos, consideraciones estas que permiten señalar que no debe haber un “divorcio” entre los Costos/Contratos.
Para concluir este apartado y como punta de lanza en los Costos Unitarios es que aun teniendo la más poderosa experiencia en el área aludida, si no tenemos conciencia de lo que significa Gestionar, estaremos siempre muy alejados de la real cadena de valor Alcance/Costo/Tiempo.
No está demás señalar el significado del verbo Gestionar:
Administrar óptimamente los recursos aplicando reglas, procedimientos y métodos. El arte de hacer posible un rumbo y alcanzar una meta en medio de las dificultades y de la imprevisibilidad de los acontecimientos.
Aplicar métodos y procedimientos que incluyen técnicas para facilitar la toma de decisiones en el manejo, dirección y control de proyectos y operaciones.
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¿Cuáles son los principales errores al preparar presupuestos?
Vamos a enmarcarlos en los contratos de construcción.
- No tener claridad en cuanto a la naturaleza de los Costos Unitarios.
- Creer a ciegas que podemos utilizar datos referenciales para copiar y pegar de manera de solventar la dura presión que generalmente se presenta al preparar una licitación.
- Obviar calcular de forma exhaustiva las cantidades de recursos necesarios basados en alcances, requisitos y especificaciones técnicas. Hay volumetrías que pueden estimarse de forma muy sencilla, pero hay otros que requieren datos un tanto complejos ejemplo de ello, actividades de Movimiento de Tierra, Pavimientos Asfálticos, Transporte, Aire Acondicionado, Líneas de Tuberías, entre otras.
- No tener conciencia de lo que significa la Línea Base de Costos/Presupuestos, en términos de una clara definición de Alcances en línea a la WBS (Work Breakdown Structure) y con el vínculo de una efectiva gestión del cronograma. Si no se logra generar lo que realmente es la Linea Base, vamos a tener consecuencias negativas en el control de costos.
Resumiendo y haciendo un extracto del tema referido a “Determinar el Presupuesto” del Cap. 7 Gestión de los Costos del Proyecto de la Guía del PMBOK® 6ta. Edición:
“Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizada”
“El beneficio clave de este proceso es que determina la línea base de costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeño del proyecto. Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto”
De mi experiencia de más de 27 años, me permito concluir con esto:
Un elemento clave de la Ciencia de las Estimaciones de Costos, es la capacidad de concentrarse en los detalles, además de analizar y superar obstáculos mayores que a menudo se presentan, sin embargo, es claro que un estimador debe trabajar en equipos multidisciplinarios donde es fundamental e indiscutible poseer dotes de comunicador asertivo, alta autoestima y desde luego confianza en sí mismo. Leer más
