Comienza el día para el jefe de prevención de riesgos, un día como todos, en una obra como muchas. El objetivo es claro y altamente motivante; “lograr que la obra se desarrolle sin accidentes, para que todos los trabajadores regresen sanos a sus hogares”. Así se aporta a la calidad de vida de los trabajadores, y a la productividad de las empresas. Para lograr esto, el prevencionista debe enfocarse en el desarrollo de la cultura de seguridad, cumplimiento de los estándares y normativas.
Desde el momento en que llegas a la oficina, ya hay una lista de correos pendientes que revisar: solicitudes de capacitación, informes de incidentes, documentación de contratistas, preparar el resumen estadístico para la gerencia, respuesta a una fiscalización, entre otros. En el teléfono ya hay mensajes y llamadas por consultas sobre procedimientos, autorizaciones de trabajo y solicitudes de informes. El reloj avanza y parece que la lista de tareas nunca disminuye.
Luego de un par de horas, ya respondieron los correos urgentes. Ahora debes consolidar la información en Excel: revisar registros de capacitaciones, actualizar el seguimiento de incidentes y completar informes de cumplimiento normativo. Pero te das cuenta que hay datos que no cuadran, y aun no te han enviado toda la información necesaria, por lo que esta tarea no la puedes terminar. Comienzas a llamar para pedir los datos faltantes, y que se aclaren las diferencias en ciertos indicadores.
La sensación de que se están apagando incendios todo el tiempo es inevitable. Se termina el día, pero la carga de trabajo sigue ahí, acumulándose para el día siguiente. Los informes están incompletos, y la lista de pendientes parece interminable. El pensamiento recurrente es el mismo: ¿cómo se supone que uno pueda avanzar en la cultura de seguridad si cada día está saturado de burocracia?.
Ahora imagina el mismo día, pero esta vez con el apoyo de una completa plataforma digital especializada en la gestión de riesgos. Desde que llegas a la oficina, puedes acceder a un tablero de control que resume el estado de las principales tareas e indicadores clave de seguridad. La mayor parte de la información está centralizada en la plataforma. Las alertas automáticas muestran qué actividades están próximas a vencer, cuáles son las inspecciones pendientes y si ha surgido algún incidente que requiera atención inmediata. Siguen llegando mensajes pero es para analizar la información y conversar sobre las mejores estrategias preventivas. Muchos procesos ahora están automatizados y los responsables pueden consultar la información directamente, logrando que los requerimientos diarios de información sean cada vez menos.
Las inspecciones realizadas en terreno se registran en tiempo real a través de dispositivos móviles. Los informes se generan automáticamente con datos actualizados y gráficos que ilustran las tendencias de seguridad, lo que permite tomar decisiones informadas sin perder tiempo recopilando datos manualmente. Las solicitudes de documentación de seguridad se gestionan de forma eficiente, con alertas para mantener todo al día. Los procesos críticos se desarrollan de acuerdo a un estándar establecido. Todo esto genera un impacto directo en la eficiencia, cumplimiento normativo y control de los riesgos.
Ahora tienes más tiempo para enfocarte en lo realmente importante: supervisar directamente en terreno, identificar riesgos en el momento y definir acciones preventivas efectivas. Puedes estar más de cerca de los equipos de trabajo, y entregar oportunamente información a la gerencia. La diferencia es notoria: menos tareas repetitivas y administrativas, más acciones de alto impacto que realmente aportan a la cultura de seguridad, riesgos con acciones de control definidas y monitoreadas.
Ambas realidades se viven hoy en las empresas. Hay quienes siguen operando con las mismas herramientas de hace 15 o 20 años. Otras empresas ya han incorporado la digitalización en la gestión de sus riesgos. Hoy tenemos tecnología al alcance para dejar atrás la burocracia y centrarnos en lo que importa: cuidar a los trabajadores y empresa a través de una operación segura.
La diferencia entre trabajar de manera tradicional y contar con una plataforma digital no solo radica en la eficiencia, sino en la posibilidad de recuperar el propósito del trabajo preventivo. Cuando el foco está en las personas y no en el papeleo, la cultura de seguridad realmente avanza y se convierte en parte esencial de la empresa.