Construcción conectada: del proceso operativo al control financiero

La eficiencia en construcción ya no puede analizarse únicamente desde la productividad de la obra. Detrás de cada orden de compra, recepción de materiales, factura, aprobación y pago existe un recorrido financiero que debe ser trazable y conectado. La fragmentación de estos procesos puede traducirse en reprocesos, falta de visibilidad, errores, pagos duplicados y dificultades para anticipar las necesidades de liquidez. Frente a este escenario, la digitalización y automatización aparecen como herramientas para integrar la información y transformar procesos aislados en un ciclo financiero continuo, donde las distintas áreas, proveedores y subcontratistas puedan operar con mayor visibilidad y control.

En este contexto surge Agilice, línea de soluciones de iConstruye especializada en el ciclo financiero, que busca conectar la información generada en la operación con las etapas de validación, aprobación, pago y conciliación. Su propuesta apunta a integrar procesos que muchas veces funcionan de manera fragmentada, aprovechando los sistemas existentes de cada empresa y facilitando una gestión con mayor trazabilidad y control. En esta entrevista abordamos cómo esta mirada puede contribuir a transformar la gestión financiera de las empresas constructoras y cuáles son los desafíos que aún enfrenta la industria para avanzar hacia un ciclo verdaderamente conectado.

Cuando hablamos de eficiencia en la construcción, normalmente pensamos en la obra y sus procesos operativos. ¿Por qué es importante incorporar también la dimensión financiera dentro de este análisis?

Porque una parte importante de lo que ocurre en la operación termina convirtiéndose en un compromiso financiero. Una compra, una recepción de materiales, un servicio ejecutado o un avance aprobado tienen después una expresión en facturas, obligaciones de pago y movimientos de caja.

En construcción esto adquiere especial relevancia por la cantidad de proveedores y subcontratistas involucrados, los plazos extensos de los proyectos y las variaciones que pueden producirse durante su ejecución. Una empresa puede gestionar eficientemente la operación y, al mismo tiempo, enfrentar dificultades si no tiene claridad sobre cuánto ha comprometido, qué está pendiente de pago o qué obligaciones vienen en las próximas semanas.

La eficiencia, entonces, también supone que exista continuidad entre lo que sucede en la operación y lo que posteriormente debe gestionar Finanzas. En una industria intensiva en capital, la disponibilidad y el control de la caja son determinantes para sostener la continuidad de los proyectos.

¿En qué momento comienza realmente el ciclo financiero de un proyecto de construcción? ¿Podemos decir que parte mucho antes de que una factura llegue al área de Finanzas?

Sí. El ciclo financiero comienza cuando se genera el compromiso que posteriormente dará origen al pago. Una orden de compra ya representa una decisión económica; lo mismo ocurre con la contratación de un servicio, la recepción de materiales o la aprobación de un avance.

La factura aparece después y debería poder relacionarse con todo lo que ocurrió previamente. Cuando esa conexión no existe, las áreas de cuentas por pagar reciben un documento, pero tiene que reconstruir su historia: qué se compró, si fue recibido, cuánto se acordó, quién lo aprobó y si corresponde pagarlo.

Mirar el ciclo desde su origen permite pasar de una gestión reactiva de facturas a una gestión de compromisos financieros. El recorrido completo conecta compra, recepción, factura, validación, aprobación, pago y conciliación.

¿Cómo se integra Agilice con iConstruye? ¿Qué es Agilice dentro del ecosistema de iConstruye y qué rol cumple?

Agilice es la línea de soluciones de iConstruye especializada en el ciclo financiero y su función es conectar la información que se genera durante la operación con las etapas posteriores de validación, aprobación, pago y conciliación. De esta manera, procesos como compras, recepción de materiales o servicios y facturación dejan de funcionar como etapas aisladas y pueden mantener una continuidad hasta el pago.

Dentro del ecosistema de iConstruye, Agilice permite conectar la operación con Finanzas y Tesorería, manteniendo la trazabilidad desde el origen del compromiso hasta su pago. Esto permite que la información que ya se genera en los procesos de abastecimiento y facturación pueda continuar su recorrido hacia las etapas financieras.

Además, Agilice puede integrarse con los sistemas que la empresa ya utiliza, como su ERP u otras plataformas financieras. El objetivo no es necesariamente reemplazar la infraestructura existente, sino conectar aquellas etapas que todavía funcionan de manera fragmentada y entregar mayor visibilidad y control sobre el ciclo financiero.

¿Cuál es el modelo de atención de Agilice y cómo responde a las necesidades actuales de las empresas constructoras?

Agilice busca adaptarse a la realidad tecnológica y operacional de cada empresa. Muchas organizaciones ya cuentan con ERP, sistemas de facturación, plataformas de abastecimiento u otras herramientas, por lo que el desafío no necesariamente consiste en reemplazar lo existente, sino en conectar mejor los procesos y resolver los puntos donde todavía existen tareas manuales, reprocesos o falta de trazabilidad.

Por eso, la implementación puede avanzar progresivamente, integrándose con los sistemas existentes y configurándose de acuerdo con las reglas de negocio, flujos de aprobación y necesidades particulares de cada operación. Este proceso contempla también configuración, capacitación, marcha blanca y soporte para facilitar la adopción.

Este enfoque permite abordar problemas concretos sin que la empresa tenga que enfrentar necesariamente un reemplazo tecnológico completo, avanzando progresivamente hacia una mayor integración de su ciclo financiero.

¿Qué problemas genera actualmente la desconexión entre procesos como las órdenes de compra, recepción de materiales, facturación, aprobaciones y pagos?

Uno de los principales efectos es el riesgo sobre el pago. Cuando las distintas etapas no están conectadas, pueden existir diferencias entre lo solicitado, lo recibido y lo facturado; documentos sin suficiente respaldo; pagos duplicados; o facturas cedidas a terceros que no fueron detectadas oportunamente. En estos casos, una brecha operativa puede terminar convirtiéndose directamente en un problema financiero.

A esto se suma el reproceso. Cuando las distintas etapas funcionan en sistemas, planillas o correos separados, alguien tiene que volver a reunir la información, cruzarla y muchas veces digitarla nuevamente. Eso agrega tiempo, aumenta la posibilidad de error y mantiene a los equipos dedicados a tareas administrativas que podrían resolverse de manera más eficiente.

Y existe un tercer efecto: la pérdida de visibilidad. Cuando cada área administra solamente su parte del proceso, resulta difícil saber con certeza en qué estado se encuentra una obligación, qué validaciones ya se realizaron y qué está impidiendo que avance. Los antecedentes recogidos con empresas muestran justamente la recurrencia de Excel, doble digitación, procesos manuales, problemas de integración y necesidad de mayor trazabilidad.

En una industria donde participan múltiples proveedores, contratistas y subcontratistas, ¿qué tan relevante es contar con trazabilidad sobre cada compromiso financiero que se genera durante un proyecto?

Es central. La trazabilidad permite responder con certeza preguntas muy concretas: cuánto debemos, a quién, por qué concepto, qué documentos respaldan esa obligación, quién la aprobó y en qué estado se encuentra.

Esa capacidad se vuelve especialmente importante cuando una empresa maneja muchos proyectos, centros de costo, proveedores y documentos simultáneamente. Permite reconstruir el recorrido de una operación sin depender de correos, planillas o del conocimiento de una persona específica.

También tiene impacto en la relación con proveedores y subcontratistas. Si ellos pueden conocer el estado de sus documentos y pagos, disminuyen las consultas y se genera una relación más transparente. La información deja de estar distribuida entre distintas áreas y pasa a convertirse en un elemento común para gestionar la relación comercial y financiera.

¿Cómo impacta la falta de visibilidad sobre los compromisos financieros en la planificación y toma de decisiones de las empresas constructoras?

Impacta principalmente en la capacidad de anticiparse. Para gestionar caja no basta con saber cuánto dinero existe hoy en las cuentas bancarias; también es necesario conocer qué parte está comprometida, qué obligaciones se aproximan y qué pagos tendrán que priorizarse.

Cuando presupuestos, órdenes de compra, recepciones de materiales o servicios prestados, facturas y pagos están desconectados, construir esa visión requiere consolidar información desde distintas fuentes. El riesgo es terminar tomando decisiones con una fotografía incompleta o que ya quedó desactualizada.

En construcción esto puede tener efectos muy concretos: dificultar la priorización de pagos, reducir la capacidad de anticipar necesidades de liquidez o generar atrasos con proveedores y subcontratistas. Cuando esos atrasos se acumulan, un problema inicialmente operativo puede escalar hacia cobranzas, deteriorar los antecedentes comerciales de la empresa y tensionar relaciones clave para la continuidad de los proyectos. La integración de la información operacional y financiera permite trabajar con una visión más cercana a los compromisos reales de la empresa.

En construcción esto puede tener efectos muy concretos: dificultar la priorización de pagos, reducir la capacidad de anticipar necesidades de liquidez o afectar la continuidad de proveedores y proyectos. La integración de la información operacional y financiera permite trabajar con una visión más cercana a los compromisos reales de la empresa.

¿Qué rol cumplen la digitalización y la automatización para conectar los procesos operativos con los financieros y reducir tareas manuales?

La tecnología tiene valor cuando permite que la información avance junto con el proceso.

Por ejemplo, una factura puede contrastarse automáticamente con la orden de compra y la recepción que la respaldan; una aprobación puede quedar registrada sin depender de un correo; las facturas ya validadas pueden alimentar la preparación del pago; y posteriormente el movimiento bancario puede relacionarse con los documentos que dieron origen a esa operación.

A esto se suma la posibilidad de aplicar reglas automáticas durante el proceso. La empresa puede definir previamente qué condiciones debe cumplir una operación para avanzar, qué diferencias requieren revisión o qué situaciones deben bloquearse. Esto permite aplicar criterios de manera consistente, incluso en operaciones con un alto volumen de documentos y participantes.

Eso reduce cruces manuales, doble digitación, búsqueda de respaldos y tareas repetitivas. La automatización no reemplaza el criterio financiero: libera al equipo de tareas administrativas para concentrarse en excepciones, análisis, planificación y control.

El desafío está en que esa automatización sea realmente conectada. Digitalizar cada etapa por separado puede mejorar tareas específicas, pero mantiene los puntos de quiebre si la información no fluye entre ellas.

Más allá de automatizar un proceso, ¿qué beneficios puede obtener una empresa cuando logra tener una trazabilidad completa desde el origen de una compra hasta su pago y posterior conciliación?

El principal beneficio es la certeza sobre cada egreso.

La empresa puede comprobar que lo que finalmente pagó corresponde a algo que efectivamente fue solicitado y recibido, que la factura coincide con esos antecedentes, que tuvo las aprobaciones necesarias y que el pago posterior quedó correctamente registrado y conciliado.

En las etapas previas al pago, mecanismos como el three-way match permiten contrastar orden de compra, recepción y factura antes de autorizar el desembolso. Después del pago, la conciliación permite relacionar los movimientos bancarios con facturas y registros para identificar diferencias, duplicidades, pagos parciales o movimientos sin respaldo.

Esto mejora el control interno, facilita auditorías y disminuye el tiempo que los equipos deben dedicar posteriormente a reconstruir operaciones o corregir errores.

¿Cómo pueden las empresas avanzar hacia un modelo donde Finanzas no trabaje de manera aislada, sino que tenga visibilidad sobre lo que ocurre previamente en la operación?

El primer paso es que la información acompañe al compromiso desde su origen. Si existe una orden de compra, esa información debería poder relacionarse posteriormente con la recepción y la factura. Si aparece una diferencia, debería quedar registrada durante el proceso y no descubrirse recién cuando Tesorería está preparando el pago.

Esto exige conectar áreas, pero también conectar sistemas. Muchas empresas ya cuentan con ERP, soluciones de abastecimiento, plataformas de facturación y sistemas bancarios. El desafío no necesariamente consiste en reemplazarlos, sino en lograr que intercambien información y compartan estados, reglas y responsables.

También hay un componente de gestión. Para integrar el proceso hay que acordar qué información es necesaria, quién valida cada etapa, qué permite que una operación avance y cómo se gestionan las excepciones. La tecnología puede automatizar esas reglas, pero necesita un proceso definido detrás.

Desde esta perspectiva, ¿qué desafíos todavía tiene la industria de la construcción para integrar de manera efectiva sus procesos operativos y financieros?

Uno de los principales desafíos es la fragmentación. Muchas empresas ya tienen un ERP, facturación electrónica, plataformas de abastecimiento y otras soluciones digitales, pero entre ellas todavía sobreviven planillas, correos, doble digitación y controles manuales.

Los antecedentes levantados con empresas muestran de manera recurrente dependencia de Excel, reprocesos, necesidad de mejores aprobaciones y respaldos, dificultades de integración con ERP y otros sistemas, y desafíos asociados a validaciones y cumplimiento.

Existe además un desafío de procesos y de adopción. Integrar requiere estandarizar criterios, definir responsables y transformar prácticas que durante años han dependido del conocimiento individual o de herramientas informales.

Probablemente ahí está una de las grandes brechas actuales: la industria ha avanzado bastante en digitalizar distintas partes de su operación, pero todavía tiene espacio para conectar esas piezas y convertirlas en un proceso continuo.

Finalmente, ¿cuál debería ser el próximo paso para que la industria avance desde una digitalización de procesos aislados hacia una verdadera gestión integrada del ciclo financiero de la construcción?

El próximo paso debería ser mirar el ciclo completo antes que las herramientas individuales.

Muchas empresas ya digitalizaron compras, facturación, contabilidad o tesorería. La pregunta ahora es qué ocurre entre una etapa y otra: dónde vuelve a digitarse información, dónde se pierde trazabilidad, dónde alguien debe buscar un respaldo, dónde una diferencia se descubre demasiado tarde o dónde Finanzas deja de tener visibilidad.

A partir de ese diagnóstico se puede avanzar progresivamente, conectando primero los puntos de mayor fricción. El objetivo es que órdenes de compra, recepciones, facturas, aprobaciones, pagos y conciliaciones compartan información y formen parte de un mismo recorrido.

El siguiente salto para la construcción no pasa necesariamente por digitalizar más procesos, sino por lograr que los procesos que ya están digitalizados empiecen a conversar entre sí.

Y esa integración no debería limitarse a lo que ocurre dentro de la empresa. Proveedores y subcontratistas también forman parte del ciclo y necesitan acceder oportunamente a información sobre sus documentos, observaciones y pagos. Una mayor visibilidad permite resolver diferencias antes, reducir consultas y mantener una comunicación más transparente, generando beneficios para ambas partes y fortaleciendo una relación que es clave para la continuidad de los proyectos.

Si deseas contactar a un profesional de iConstruye para conocer más sobre Agilice y sus soluciones para la gestión del ciclo financiero, puedes hacerlo a través del correo ventas@iconstruye.com.